Архивное хранение и уничтожение документов

С развитием информационных технологий проблема сохранности баз данных и важной документации стала максимально актуальной. Любой компьютер или ноутбук, присоединённый к интернету, может быть без проблем взломан, а информация, находящаяся на нём, будет использована для шантажа или нанесения вреда Вашими конкурентами. Предотвращают такие нежелательные последствия специальные компании, в задачи которых входит обеспечение информационной безопасности для предприятий и частных лиц. Они оборудуют объёмные хранилища с несколькими уровнями защиты, которые успешно противостоят как физической, так и хакерской атаке. Услуга архивного хранения данных обладает такими преимуществами:

— оптимизация защиты документации от любых рисков, включая и форс-мажорные обстоятельства;
— снижение нагрузки на собственных сотрудников, при этом ещё и освобождаются занятые серверами или бумажными носителями офисные площади;
— появляется возможность систематизировать информацию и наладить учёт или порядок документооборота.

Внеофисное хранение документации

Данная услуга оптимальна как для малого, так и для среднего бизнеса. Все архивы компании можно будет вывезти в обособленное место, хорошо охраняемое и застрахованное от негативных воздействий человека или природы. Особенности услуги:

— архивные бумаги могут находиться как в систематизированных, так и в обезличенных коробках;
— документация может быть принята в любом из известных форматов;
— такие хранилища оснащены современными системами учёта;
— любая из коробок может быть оперативно доставлена в офис, правда за Ваш счёт;
— доступ к архиву будут иметь только заявленные сотрудники Вашей компании и пара человек от предоставляющего услуги хранилища предприятия.

Заказчику такой услуги предоставляется собственная аудит-комната возле хранилища, позволяющая работать с документацией. Она оборудуется доступом в интернет, телефоном и необходимой офисной мебелью или соответствующим инвентарём. Отчёты, статистику и тому подобные вещи можно формировать непосредственно, не выходя из помещения. При необходимости получения точной информации о том, что хранится, следует пользоваться личным Web-кабинетом.

Обособленный архив

Такая услуга представляет собой выделение отдельной площади в хранилище под нужды заказчика. Это позволяет осуществлять работу с документацией в течение всего рабочего дня, без необходимости её регулярного перемещения. Для такого хранения подходит личная информация и коммерческие тайны предприятия, да и любые данные, нуждающиеся в строгом контроле. Особенности использования обособленного архива:

— находится под круглосуточным контролем со стороны заказчика с его неограниченным доступом;
— документация может храниться в коробах, стопках, связках и любом другом удобном упаковочном формате;
— специалисты компании, ответственной за хранение, перед доступом к хранилищу, проходят ряд проверок службой безопасности заказчика;
— дополнительно обособленный архив оснащается системой видеонаблюдения, противопожарным комплексом, с использованием порошковых методов гашения огня и системой контроля за перемещением документации;
— поступление новых документов и учёт с выдачей старых осуществляется в режиме онлайн, с возможностью многопользовательской одновременной поддержки;
— наличие полноценной аудит-комнаты.

В стоимость услуги так же должен быть вложен контроль за температурным режимом помещения и уровнем влажности в нём, что реализуется при помощи постройки системы вытяжной вентиляции. Хранилище при необходимости может быть обставлено стеллажами.

Архивный сейф

Архивный сейф является аналогом банковской ячейки, только размером в несколько раз больше. Стандартная величина его может достигать двух кубических метров. В архивном сейфе хранят документы или носители информации, доступ к которым должен быть только у определённых лиц. В большинстве случаев информация о владельце остаётся конфиденциальной, что гарантирует дополнительную безопасность. Особенности услуги архивного сейфа:

— доступ к сейфу имеет только клиент или его представитель;
— в нерабочее время доступ необходимо предварительно согласовывать;
— сейф оборудован системой дистанционного контроля целостности, при открытии срабатывает система СМС оповещения клиента;
— в сейфе устанавливается система сухого пожаротушения;
— клиентам, арендующим хранилище, предоставляются услуги бесплатного шредера со средней пропускной возможностью, расположенного на территории;
— в случае ЧП, сотрудники хранилища могут помочь в определении необходимых к уничтожению документов, конечно, если это абсолютно не противоречит законодательству России, Украины или другого суверенного государства, на территории которого находится хранилище;
— обеспечение такого уровня безопасности информации собственными силами стоит намного дороже и не гарантирует максимального уровня секретности.

Услуга уничтожения документации

Кроме хранения документации предприятию может понадобиться и услуга по её уничтожению. Обычно сделать это необходимо как можно оперативнее, но для этого необходимо иметь в офисе дорогостоящее оборудование, позволить себе владение котороым может не каждый. Называется оно промышленный шредер и обеспечивает уничтожение до тонны бумажного материала в час. Главное, что информация, пропущенная через него, практически не подлежит восстановлению.
Совсем иначе обстоит дело с электронными носителями данных. Досконально очистить информацию с них практически невозможно в бытовых условиях, поскольку жёсткие диски имеют многослойную структуру и даже после пятидесяти перезаписываний, крупицы ненужного могут отыскаться. Для полного стирания базы данных необходимо обращаться к профессионалам, имеющим специальное магнитное оборудование. Обычно такие услуги оказывают компании, которые так же занимаются архивным хранением информации.

23.08.2013
Смотрите также:

Станет ли известна правда об отравлении Скрипаля?

Загрузка ... Загрузка ...

Архив опросов