Каким должно быть архивохранилище?

Каким должно быть архивохранилище?Существует ряд требований, которыми можно охарактеризовать идеальное архивохранилище. Как правило, этот перечень включает в себя те запросы, которые предъявляются к ведомственным архивам. Рассмотрим подробнее, о чем идет речь.

Система пожарной сигнализации и пожаротушения

Так как в архивах хранятся, в основном, бумаги, а бумага является крайне горючим материалом, то очень важным пунктом является защита архива от огня.

Прежде всего, важно предусмотреть надежную систему пожарной сигнализации, которая информировала бы даже о минимальной опасности.

Второй момент: что делать, если возгорание уже возникло? Средства пожаротушения должны быть такими, которые не уничтожат в процессе тушения документы.

Мебель и ячейки для хранения

Мебель для архивохранилищ должна быть металлической. Это, прежде всего, объясняется все тем же правилами пожарной безопасности, а также тем, что в деревянной мебели легко могут завестись жучки и другие микроорганизмы, которые навредят бумагам. А в металлических стеллажах такая возможность практически полностью исключена.

Сами же документы должны размещаться в закрытых коробках. Такие коробки защищают бумаги от света, пыли и других загрязнений. Для удобства можно дополнительно поместить документы в папки-регистраторы.

Климат-контроль и световой режим

Так как главная задача архива — сохранить документы в целости, сохранности и порядке, то очень важно, чтобы в помещении поддерживались оптимальные условия для хранения. Речь идет о температурно-влажностном и световом режимах. Для того, чтобы бумаги не отсыревали, не выгорали, не повреждались каким-то другим способом, нужно установить в помещении специальные приборы, способные поддерживать нужный режим. Это дорогостоящее оборудование, поэтому в архивах компаний мало кто может себе такое позволить. А вот профессиональные хранилища всегда оборудованы подобными устройствами.

Охранная сигнализация

Еще одна важная функция, которую обеспечивает любой архив — защита от доступа третьих лиц. От несанкционированных проникновений надежно защищает охранная сигнализация. Кроме того, обычно предусматривается определённая система кодировки данных и полный запрет на доступ в помещение посторонних.

Дополнительные условия

Добросовестные архивохранилища предоставляют своим клиентам специальные помещения и места, где они могут поработать со своими бумагами. Кроме того, по требованию клиента любой документ может быть доставлен к нему в офис или передан курьеру. Абсолютно естественным является создание электронного каталога и постоянное отслеживание порядка в хранилище клиента.

12.09.2016
Смотрите также:

Что вы чаще всего делаете в Интернете?

Загрузка ... Загрузка ...

Архив опросов