Порядок уничтожения документов

Порядок уничтожения документов

Для оптимизации деятельности архива и освобождения необходимого пространства в хранилищах архивных фондов организаций, и в соответствии с регламентом законов РФ, проводятся работы по ликвидации архивных документов, сроки хранения которых истекли. Особый порядок уничтожения предусмотрен для документации конфиденциального характера. Поэтому процесс обработки таких документов должен осуществляться в строгом соблюдении установленных юридических норм и с надлежащим оформлением. Для различных типов документов, отражающих определенную деятельность предприятий и учреждений, предусмотрены свои сроки хранения и установлен соответствующий порядок уничтожения.

Конфиденциальное уничтожение документов имеет ряд отличий и специфических особенностей по сравнению с технологией уничтожения бумажных носителей информации открытого характера. В процессе обработки конфиденциальной документации, экспертная комиссия должна провести экспертизу ценности подготавливаемых к уничтожению документов, для принятия окончательного решения, составить и утвердить перечень, и рассмотреть степень значимости каждого выделенного для ликвидации документа. Подготовленные к уничтожению материалы должны быть сформированы в отдельный, опечатанный печатью предприятия блок.

А непосредственно перед утилизацией, блоки распечатываются, и проводится сверка каждой утилизируемой бумаги с имеющимся перечнем. По факту проведенного уничтожения документации конфиденциального характера, комиссия составляет акт, который является документом строгой отчетности. Особую важность имеет закрытый режим проводимого технологического процесса, предотвращающий несанкционированный доступ посторонних к конфиденциальной информации и полного исключения вероятности ознакомления с закрытыми материалами, либо восстановления утилизированных материалов. Реализация мер безопасности осуществляется посредством коллегиальности при проведении процедуры уничтожения, а также строгим соблюдением правил и регламента уничтожения.

Применяются различные способы физической ликвидации бумаг и иных носителей информации. Конфиденциальные бумаги сжигаются, а материалы, размещенные на пластиковых и электронных носителях (диски, дискеты, карты памяти), видео, фотоматериалы могут быть сожжены, или расплавлены в печи, или путем дробления доведены до состояния, исключающего их восстановление.

Контролируемый и поэтапный процесс уничтожения бумаг конфиденциального характера создает условия безопасного функционирования организации и исключает негативные факторы и угрозы.

06.04.2014
Смотрите также:

Что вы чаще всего делаете в Интернете?

Загрузка ... Загрузка ...

Архив опросов